PIMPINAN
1. Gugusdepana. Gudep dikelola secara kolektif oleh para pembina gudep yang dipimpin oleh Ketua Gudep.
b. Ketua Gudep dipilih oleh musyawarah gudep untuk satu kali masa jabatan dan dapat dipilih kembali pada musyawarah gudep berikutnya.
c. Masa bakti Ketua Gudep diupayakan maksimal untuk dua periode secara berturutturut.
d. Ketua Gudep terpilih mengkoordinasikan Pembina Satuan dan selanjutnya menunjuk anggota Pembina Gudep lainnya yang diambil dari para Pembina Satuan dan Pembantu Pembina Satuan.
e. Ketua Gudep dapat merangkap sebagai Pembina Satuan.
f. Ketua Gudep ex-officio menjadi anggota Mabigus.
2. Perindukan Siaga
a. Perindukan Siaga dipimpin oleh Pembina Perindukan Siaga disingkat Pembina Siaga yang
berusia sekurang-kurangnya 21 tahun dan dibantu oleh Pembantu Pembina Siaga yang berusia sekurang-kurangnya 17 tahun.
b. Pembina dan Pembantu Pembina Siaga putra dapat dijabat oleh pria atau wanita.
c. Pembina dan Pembantu Pembina Siaga putri harus dijabat oleh wanita .
d. Barung dipimpin secara bergilir oleh seorang Pemimpin Barung yang dipilih oleh dan dari para anggota barung dengan bantuan Pembina dan Pembantu Pembina Siaga .
e. Untuk membantu Pemimpin Barung, ditunjuk seorang Wakil Pemimpin Barung yang dipilih oleh Pemimpin Barung dengan bantuan Pembina dan Pembantu Pembina Siaga.
f. Dari para Pemimpin Barung dipilih salah seorang untuk melaksanakan tugas ditingkat
Perindukan yang disebut Pemimpin Barung Utama, dipanggil Sulung dengan bantuan Pembina
dan Pembantu Pembina Siaga. Pemimpin Barung Utama tersebut tetap memimpin barungnya.
g. Tugas Pemimpin Barung berbeda -beda tergantung dari aktifitas dan pengalaman Pramuka Siaga yang memegang posisi atau jabatan tersebut. Setiap kegiatan barung didampingi oleh Pembina dan Pembantu Pembina Siaga .
h. Dewan Siaga
1) Dewan Perindukan Siaga disebut Dewan Siaga.
2) Untuk memenuhi hak anak dan melatih kepemimpinan dibentuk Dewan Perindukan Siaga disingkat Dewan Siaga yang beranggotakan dari seluruh anggota perindukan. Ketua Dewan Siaga adalah Sulung.
3) Pertemuan Dewan Siaga diadakan sekurang -kurangnya tiga bulan sekali atau sesuai kebutuhan program atau aktifitas.
4) Acara Pertemuan Dewan Siaga adalah membahas hal-hal tertentu seperti memilih kegiatan
yang diusulkan oleh Pembina Siaga, mengurus dan mengatur kegiatan perindukan dan
menjalankan keputusan-keputusan yang diambil dewan termasuk pemberian penghargaan.
5) Pertemuan bersifat formal.
a) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
b) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
c) Tempat ditentukan lebih dahulu
d) Dengan upacara pembukaan dan penutupan
3. Pasukan Penggalang
a. Pasukan dipimpin oleh seorang Pembina Pasukan Penggalang disingkat Pembina
Penggalang dibantu Pembantu Pembina Penggalang. Pembina Penggalang sedikitnya berusia
21 tahun, sedang Pembantunya berusia sekurang-kurangnya 20 tahun.
b. Pembina dan Pembantu Pembina Pasukan Penggalang Putra harus dijabat oleh pria,
sedangkan Pembina dan Pembantu Pembina Penggalang Putri harus dijabat oleh wanita.
c. Regu dipimpin secara bergantian oleh seorang Pemimpin Regu yang dipilih oleh dan dari para anggota regu dalam musyawarah Dewan Regu.
d. Untuk membantu Pemimpin Regu, ditunjuk seorang Wakil Pemimpin Regu oleh Pemimpin Regu dari anggota regunya.
e. Diantara Pemimpin Regu dip ilih salah seorang dari mereka untuk melaksanakan tugas di tingkat pasukan yang disebut Pemimpin Regu Utama, dipanggil Pratama. Pratama tersebut tetap memimpin regunya.
f. Dewan Regu
1) Dewan Regu adalah wadah pengembangan kepemimpinan, kebersamaan dan demokrasi bagi para penggalang dalam satu regu.
2) Dewan Regu terdiri atas:
a) Pemimpin Regu e) Perlengkapan
b) Wakil Pemimpin Regu f) Kegiatan
c) Penulis g) Juru masak
d) Bendahara h) Perawatan
Susunan tersebut dapat disederhanakan sesuai dengan jumlah anggota regu.
3) Tugas Dewan Regu:
a) Menyusun dan menyetujui e) Mengelola sumberdaya regu
kegiatan regu f) Mengadakan pertemuan sesuai
b) Mengevaluasi kegiatan regu kebutuhan regu diikuti oleh seluruh
c) Memilih Pinru anggota regu
d) Menetapkan tugas dalam regu dan menilai kinerjanya
g. Dewan Penggalang
1) Untuk pendidikan kepemimpinan dan mengikutsertakan dalam pengambilan keputusan para pramuka penggalang, dibentuk Dewan Pasukan Penggalang, disingkat Dewan Penggalang, terdiri atas Pemimpin Regu Utama , para Pemimpin Regu, Wakil Pemimpin Regu, Pembina Penggalang dan para Pembantu Pembina Penggalang.
2) Dewan Penggalang dikoordinasikan oleh Pembina Pasukan Penggalang.
3) Dewan Penggalang mengadakan rapat sebulan sekali.
4) Ketua Dewan Penggalang adalah Pratama, sedangkan jabatan Penulis dan Bendahara
Dewan Penggalang dipegang secara bergilir oleh para anggota Dewan Penggalang.
5) Masa bakti Ketua Dewan Penggalang adalah 6 bulan, dan dapat dipilih kembali maksimal 2 kali berturut-turut.
6) Tugas Dewan Penggalang:
a) Mengurus dan mengatur program kegiatan-kegiatan Pasukan Penggalang.
b) Mengevaluasi program kegiatan.
c) Mendukung regu dalam kegiatan mengintegrasikan anggota baru.
d) Menyelenggarakan pemilihan Pratama .
e) Merekrut anggota regu baru .
f) Menyiapkan materi yang akan dibahas dalam Dewan Majelis Penggalang.
g) Dalam rapat Dewan Penggalang, Pembina dan Pembantu Pembina bertindak
sebagai penasehat, pengarah, pembimbing serta mempunyai hak mengambil
keputusan terakhir dalam hal-hal yang dinilai membahayakan peserta didik.
h. Pertemuan Dewan Penggalang bersifat formal.
1) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
2) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
3) Tempat ditentukan lebih dahulu
i. Dewan Kehormatan Penggalang
1) Untuk melatih kepemimpinan dan rasa tanggungjawab para Pramuka Penggalang, diadakan Dewan Kehormatan Pasukan Penggalang, yang terdiri atas Pemimpin Regu Utama , para
Pemimpin Regu, Pembina dan para Pembantu Pembina Penggalang.
2) Ketua dan Wakil Ketua Dewan Kehormatan Penggalang adalah Pembina Penggalang dan
Pembantunya, sedangkan Sekretaris Dewan Kehormatan adalah salah seorang Pemimpin
Regu.
3) Tugas Dewan Kehormatan Penggalang adalah untuk menentukan:
a) Pelantikan, pemberian TKK, tanda penghargaan dan lain-lain kepada Pramuka Penggalang yang berjasa atau berprestasi.
b) Pelantikan Pemimpin dan Wakil Pemimpin Regu serta Pratama .
c) Tindakan terhadap pelanggaran Kode K ehormatan Pramuka.
d) Rehabilitasi anggota Pasukan Penggalang
4) Anggota yang dianggap melanggar, sebelum diambil tindakan diberi kesempatan membela diri dalam Rapat Dewan Kehormatan.
5) Dewan Kehormatan Penggalang bersidang dalam hal terjadi peristiwa yang menyangkut tugas Dewan Kehormatan Penggalang.
6) Hasil putusan sidang dilaporkan kepada Pembina Gugusdepan..
7) Pertemuan Dewan Kehomatan Penggalang bersifat formal.
a) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
b) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
c) Tempat ditentukan lebih dahulu
j. Majelis Penggalang
1) Untuk mendidik Pramuka Penggalang dalam kehidupan demokrasi dan mewujudkan hak semua anggota, diadakan Majelis Penggalang yang anggotanya terdiri atas seluruh anggota pasukan . Keikutsertaan mereka sebagai individu bukan atas nama regu.
2) Majelis Penggalang diketuai oleh Pramuka Penggalang yang dipilih langsung oleh seluruh
anggota di awal pertemuan, dipandu oleh Pratama . Ketua Majelis memilih sekretarisnya
3) Tugas Majelis Penggalang:
a) Menyusun aturan-aturan yang mengikat bagi seluruh anggota.
b) Menetapkan sasaran tahunan untuk diajukan kepada Pembina Pasukan dan diteruskan kepada Pembina Gudep yang selanjutnya dinyatakan dalam rencana gudep.
c) Membahas dan memberikan persetujuan kegiatan bersama dan kalender kegiatan yang diajukan oleh Dewan Penggalang.
4) Majelis Penggalang mengadakan pertemuan sekurang -kura ngnya 6 bulan sekali atau setiap kali diperlukan.
5) Pembina dan Pembantu Pembina mempunyai hak berbicara tetapi tidak mempunyai hak
suara .
6) Pertemuan Majelis Penggalang bersifat formal.
a) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
b) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
c) Tempat ditentukan lebih dahulu
d) Dengan upacara pembukaan dan penutupan
4. Ambalan Penegak
a. Ambalan Penegak dipimpin oleh seorang Pembina Ambalan Penegak yang disingkat
Pembina Penegak berusia sekurang -kura ngnya 25 tahun, dibantu oleh Pembantu Pembina Penegak yang berusia sekurang-kurangnya 23 tahun.
b. Pembina Penegak dipilih oleh Dewan Penegak diantara para Pembina Penegak, dan Pembina Penegak lainnya menjadi Pembantu Pembina Penegak.
c. Pembina Penegak dan Pemb antu Pembina Penegak putra harus dijabat oleh seorang pria, sedangkan untuk putri dijabat oleh seorang wanita.
d. Sangga dipimpin secara bergantian oleh seorang Pemimpin Sangga yang dipilih oleh dan dari para anggota Sangga.
e. Diantara Pemimpin Sangga dipilih salah seorang dari dan oleh mereka untuk melaksanakan
tugas di tingkat A mbalan yang disebut Pradana. Pradana tersebut tetap memimpin Sangganya.
f. Dewan Penegak
1) Untuk mengembangkan kepemimpinan dan mengikutsertakan dalam pengambilan
keputusan bagi Pramuka Penegak, dibentuk Dewan Ambalan Penegak disingkat Dewan
Penegak yang dipimpin oleh Ketua disebut Pradana dengan susunan sebagai berikut:
a) Seorang Ketua yang disebut Pradana d) Seorang Bendahara
b) Seorang Pemangku Adat e) Beberapa orang anggota
c) Seorang Kerani
Dewan tersebut dipilih dari para Pemimpin dan Wakil Pemimpin Sangga
2) Masa bakti Ketua Dewan Penegak adalah 1 tahun
3) Tugas Dewan Penegak:
a) Merancang dan melaksanakan program kegiatan d) Membantu sangga dalam mengin tegrasikan
b) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan anggota baru dalam sangga
c) Merekrut anggota baru
4) Dewan Penegak bersidang sekurang-kurangnya tiga bulan sekali
5) Pertemuan Dewan Penegak bersifat formal.
a) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
b) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
c) Tempat ditentukan lebih dahulu
g. Dewan Kehormatan Penegak
1) Untuk mengembangkan kepemimpinan dan rasa tanggungjawab para Pramuka Penegak, dibentuk Dewan Kehormatan Penegak yang terdiri atas para anggota Ambalan yang sudah dilantik dan diketuai oleh Pemangku adat.
2) Tugas Dewan Kehormatan Penegak adalah untuk menentukan:
a) Pelantikan, penghargaan atas prestasi/jasanya dan tindakan atas pelanggaran terhadap kode kehormatan
b) Peristiwa yang menyangkut kehormatan Pramuka Penegak
c) Rehabilitasi anggota Ambalan Penegak
3) Dalam Dewan Kehormatan Penegak, pembina bertindak sebagai penasehat.
4) Pertemuan Dewan Kehormatan Penegak bersifat formal.
a) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
b) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
c) Tempat ditentukan lebih dahulu
5. Racana Pandega
a. Racana Pandega dipimpin oleh Ketua Dewan Racana Pandega didampingi oleh seorang Pembina yang berusia sekurang-kurangnya 2 8 tahun .
b. Pembina Racana Pandega putri harus dijabat oleh seorang wanita, sedangkan Pembina Racana Pandega putra harus dijabat oleh seorang pria.
c. Untuk kelancaran pelaksanaan tugas, Sangga Kerja dapat meminta na ra sumber ahli sesuai kebutuhan kepada Pembina Pandega.
d. Dewan Pandega
1) Untuk mengembangkan kepemimpinan di racana dibentuk Dewan Racana Pandega
disingkat Dewan Pandega yang dipimpin oleh seorang Ketua, dengan susunan sebagai berikut:
a) Seorang Ketua d) Seorang Bendahara
b) Seorang Pemangku Adat e) Beberapa orang anggota
c) Seorang Sekretaris
Dewan tersebut dipilih oleh para anggota racana.
2) Masa bakti Ketua Dewan Pandega adalah 1 tahun
3) Tugas Dewan Pandega:
a) Merancang program kegiatan
b) Mengurus dan mengatur kegiatan
c) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan
d) Merekrut anggota baru
e) Mencari/mengidentifikasi sumber dana
untuk disampaikan kepada Pembina Gudep
f) Mengelola dana untuk menjalankan program kegiatan
g) Melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada Pembina Gudep
4) Dewan Pandega mengadakan pertemuan sekurang-kurangnya 3 bulan sekali.
5) Masa bakti Dewan Pandega adalah 3 tahun
6) Pembina bertindak selaku konsultan
7) Pertemuan Dewan Pandega bersifat formal.
a) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
b) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
c) Tempat ditentukan lebih dahulu
e. Dewan Kehormatan Pandega
Untuk mengembangkan kepemimpinan dan rasa tanggungjawab para Pramuka Pandega, dibentuk Dewan Kehormatan Pandega yang terdiri atas para anggota racana yang sudah dilantik dan diketuai oleh Pemangku adat.
f. Tugas Dewan Kehormatan Pandega adalah untuk menentukan:
1) Pelantikan, penghargaan atas prestasi/jasanya dan pelanggaran terhadap kode kehormatan.
2) Peristiwa yang menyangkut kehormatan Pramuka Pandega.
3) Rehabilitasi anggota Racana Pandega
g. Pertemuan Dewan Kehormatan Pandega bersifat formal.
1) Undangan disampaikan seminggu sebelumnya dan masalah yang akan dibicarakan diumumkan.
2) Peserta yang hadir menggunakan pakaian seragam
3) Tempat ditentukan lebih dahulu
h. Dalam Dewan Kehormatan Pandega, Pembina bertindak sebagai Konsultan.
Kecakapan Kepramukaan
Kecakapan kepramukaan adalah kemampuan dan keterampilan tertentu yang dimiliki oleh pesertadidik. Kecakapan terdiri atas:
a. Kecakapan Umum
Kecakapan umum adalah jenjang kecakapan dasar yang wajib dimiliki oleh calon dan
pesertadidik yang diperoleh melalui proses pendidikan nilai dan norma kepramukaan serta ujian, atas dasar usaha pesertadidik yang bersangkutan.
Kecakapan Umum masing-masing golongan tingkatannya sebagai berikut:
1) Tingkat Kecakapan Umum untuk Pramuka Siaga ;
a) Siaga Mula, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Siaga yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Siaga Mula.
b) Siaga Bantu, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Siaga yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Siaga Bantu.
c) Siaga Tata, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Siaga yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Siaga Tata.
2) Tingkat Kecakapan Umum untuk Pramuka Penggalang;
a) Penggalang Ramu, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Penggalang yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Penggalang Ramu.
b) Penggalang Rakit, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Penggalang yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Penggalang Rakit.
c) Penggalang Terap, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Penggalang yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Penggalang Terap
3) Tingkat Kecakapan Umum untuk Pramuka Penegak
a) Penegak Bantara, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Penegak yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Penegak Bantara.
b) Penegak Laksana, yaitu tingkatan kecakapan umum bagi Pramuka Penegak yang telah memenuhi syarat kecakapan umum tingkat Penegak Laksana
4) Tingkat Kecakapan Umum untuk Pramuka Pandega
Dalam pandega hanya ada satu tingkatan kecakapan umum Pramuka Pandega yang dicapainya setelah memenuhi syarat kecakapan umum Pandega.
Untuk berpindah golongan tidak harus menyelesaikan tingkat kecakapan tertinggi dalam golongannya, tetapi tergantung dari usianya.
b. Kecakapan Khusus
Kecakapan Khusus, adalah kecakapan, kepandaian, kemahiran, ketangkasan, keterampilan
dan kemampuan di bidang tertentu, yang dapat dijadikan sebagai bekal kehidupan yang dimiliki seorang pesertadidik sesuai dengan bakat dan minatnya , serta diperoleh melalui pro ses
pelatihan dan proses ujian atas dasar pencapaian hasil.
1) Bidang Kecakapan Khusus
Kecakapan Khusus digolongkan menjadi 5 bidang:
a) Bidang agama, mental, moral, spiritual, pembentukan pribadi dan watak.
b) Bidang patriotisme dan seni budaya.
c) Bidang keterampilan dan teknik pembangunan
d) Bidang ketangkasan dan kesehatan
e) Bidang sosial, perikemanusiaan, gotong royong, ketertiban masyarakat, perdamaian dunia dan lingkungan hidup.
2) Tingkat Kecakapan Khusus
Tingkat Kecakapan Khusus masing-masing golongan pramuka sebagai berikut:
a) Siaga : satu tingkat
b) Penggalang: 3 tingkat yaitu: (1) Purwa (2) Madya (3) Utama
c) Penegak dan Pandega: 3 tingkat yaitu: (1) Purwa (2) Madya (3) Utama
d) Kecakapan Khusus yang berkaitan dengan Satuan Karya Pramuka, yaitu
Kecakapan Khusus Kelompok, terdiri atas:
(1) Kelompok Bahari (5) Kelompok Kencana
(2) Kelompok Bakti Husada (6) Kelompok Tarunabumi
(3) Kelompok Bhayangkara (7) Kelompok Wanabakti
(4) Kelompok Dirgantara
e) Tingkatan Kecakapan Khusus Kelompok untuk masing-masing golongan 1 tingkat, yaitu:
(1) Tingkat Siaga (3) Tingkat Penegak
(2) Tingkat Penggalang (4) Tingkat Pendega
c. Pembina berkewajiban mendorong pesertadidiknya untuk terus berupaya mencapai tingkatan kecakapan yang lebih tinggi.
d. Dimungkinkan adanya pengembangan bidang-bidang kecakapan khusus.
Perekrutan Pesertadidik
Rekrut pesertadidik dapat dilakukan oleh pesertadidik itu sendiri atau oleh orang dewasa.
a. Rekrut pesertadidik oleh pesertadidik disebut mencari teman baru . Dalam perekrutan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Persyaratan:
a) berminat menjadi anggota Gerakan Pra muka secara sukarela ;
b) mendapat ijin dari orangtua .
2) Sumber:
a) teman sekolah; c) saudara ;
b) teman sepermainan; d) teman sebaya dari semua golongan.
3) Perencanaan rekrut:
a) Dewan Satuan menyusun jumlah perencanaan rekrut untuk menyesuaikan dengan jumlah
ideal;
b) mengajukan perencanaan perekrutan tersebut kepada Pembina Satuan;
c) pembina satuan mengajukan kepada Ketua Gudep untuk dilaporkan kepada Ketua Mabigus.
4) Pelaksanaan rekrut:
a) rekrut dilaksanakan oleh setiap satuan masing-masing melalui Dewan Satuan ;
b) Dewan Satuan menyampaikan kepada anggotanya tentang jumlah yang diperlukan dan siapa yang ingin mengajukan calon;
c) apabila jumlah calon melebihi kebutuhan, maka disusun menurut skala prioritas berdasarkan
usia .
b. Apabila rekrut melalui pesertadidik tidak dapat memenuhi jumlah ideal yang ditentukan, maka dapat dilaksanakan oleh anggota dewasa , baik melalui Pembina maupun Mabigus.
1) Pelaksanaan rekrut
a) setelah mendapat laporan dari Dewan Satuan bahwa masih kekurangan anggota sesuai jumlah ideal maka orang dewasa ikut membantu mencari dari sumber lain ;
b) nama calon pesertadidik dari orang dewasa diserahkan kepada Dewan Satuan untuk
diproses.
2) Penerimaan anggota baru
a) untuk calon Pramuka Siaga dan Penggalang, proses dilaksanakan sbb:
(1) diterima oleh dewan;
(2) dikenalkan kepada seluruh anggota perindukan dan pasukan dengan status sebagai calon siaga atau penggalang ;
(3) perkenalan lebih lanjut di masing-masing barung atau regu;
(4) menetap di barung atau regu yang ditentukan oleh dewan.
Proses perpindahan golongan dari Perindukan Siaga ke Pasukan Penggalang sama seperti di atas
b) untuk calon Pramuka Penegak dan Pandega, proses dilaksanakan sbb:
(1) diterima oleh dewan;
(2) dikenalkan kepada seluruh anggota ambalan dan racana dengan status sebagai tamu ambalan atau racana dalam waktu 1 bulan;
(3) saat menjadi tamu dapat mengikuti acara kegiatan tertentu untuk merasakan dan mengenyam suasana ambalan atau racana;
(4) apabila merasa cocok dapat mengajukan permintaan tertulis kepada Dewan Ambalan atau Racana untuk diterima menjadi calon penegak atau pandega;
(5) penerimaan calon dilakukan pada upacara penerimaan calon di ambalan atau racana yang sekaligus didampingi 2 orang pendamping yang ditunjuk oleh Dewan Kehormatan ;
(6) pendamping kiri membimbing/melatih dalam hal teknis ;
(7) pendamping kanan memberi penerangan tentang peraturan-peraturan, mengawasi jiwa, sifat/mentalnya, dan membimbing ke arah yang baik.
c. Tata cara:
1) pendekatan dengan cara mengajak bermain bersama .
2) melihat latihan di gugusdepan.
Administrasi
Gudep sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pra muka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana.
Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku -
buku catatan sebagai berikut:
a. Buku catatan pribadi pesertadidik
Buku tersebut dipegang oleh Ketua Gudep dan harus selalu dimutahirkan. Buku catatan pribadi berisi:
1) Nama Lengkap, nama kecil/nama panggilan.
2) Tempat dan tanggal lahir.
3) Agama.
4) Tanggal masuk mejadi anggota Gerakan Pramuka.
5) Sifat baik yang perlu dikembangkan .
6) Sifat kurang baik yang perlu dikurangi/dihilangkan.
7) Kepemimpinan yang pernah dialami/diikuti.
8) Peristiwa-peristiwa penting selama menjadi pesertadidik (sebutkan peristiwa penting, tanggal
dan tempatnya, misalnya: dilantik menjadi Siaga, Siaga Mula, Bantu, Tata, Garuda, naik
Golongan Penggalang, dilantik menjadi Penggalang, Ramu, Rakit, Terap, Garuda dan
seterusnya).
9) Observasi terhadap pribadi anggota (kecerdasan, gotong royong, disiplin, kegembiraan, suka menolong/membantu, loyalitas, kejujuran, inisiatif, kepribadian/mentalitas, kreatifitas,
pengabdian dan sebagainya).
10) Kegiatan kepramukaan atau kegiatan lain yang pernah diikuti 11) Penyakit/ganggunan kesehatan yang pernah dan atau diderita 12) Mutasi anggota, dan sebagainya.
b. Buku registrasi pesertadidik berisi:
1) Nama Lengkap, jenis kelamin (putra/putri).
2) Tempat dan tanggal lahir.
3) Agama.
4) Nama Orang tua/Wali.
5) Pekerjaan Orang tua/Wali.
6) Alamat rumah.
7) Anak ke….., dari jumlah saudara putra/putri … orang .
8) Golongan darah.
9) Sekolah .
10) Bakat dan hobby.
11) Hal-hal yang perlu diperhatikan (kebiasaan, kesehatan, bahasa yang dikuasai dan lain -lain).
12) Pengalaman dalam kepramukaan. 13) Bagi pesertadidik penyandang cacat perlu dimasukkan jenis kecacatannya. 14) Lain-lain.
c. Buku registrasi Pembina dan anggota Mabi, berisi:
1) Nama
2) Alamat dan nomor telpon.
3) Tempat dan tanggal lahir.
4) Jabatan dalam masyarakat/ pemerintahan dan jabatan dalam Mabi/Gudep.
d. Catatan/notulen rapat/risalah rapat:
5) Agama.
6) Status Perkawinan.
7) Nomor dan tanggal sertifikat/ijazah kursus-kursus yang pernah diikuti; KMD, KML, KPD dan KPL.
8) Pendidikan formal.
1) Catatan/notulen rapat dengan Pembina Gudep, berisi permasalahan gudep, progja dan sebagainya.
2) Catatan/notulen rapat dengan Dewan Kehormatan Gudep, berisi permasalahan yang dibahas dan keputusan terakhir rapat untuk bahan evaluasi.
3) Catatan/notulen rapat dengan Mabigus, setiap pertemuan harus dicatat dan dicek hasil-hasil rapat sebelumnya.
4) Log book (buku catatan) merupakan catatan peristiwa-peristiwa penting di dalam gudep,
setiap kegiatan dan pengambilan keputusan yang penting harus tercatat pada buku tersebut.
(Log Book berisi: catatan waktu, peristiwa, ilustrasi, gambar, tempelan/guntingan berita dan sebagainya). Pencatatan diupayakan singkat, jelas, lengkap dan mutahir.
e. Buku Inventaris
Buku Inventaris merupakan buku catatan sarana pendukung yang berisi catatan alat-alat, peralatan atau perlengkapan yang meliputi:
1) Nama benda/alat/perlengkapan.
2) Jumlah masing-masing perlengkapan.
3) Kondisi masing-masing perlengkapan.
4) Asal usul barang tersebut.
Hal itu penting untuk pemeliharaan dan pengorganisasian secara terus-menerus, sehingga
membantu mempermudah ketika akan mengadakan kegiatan dan mempermudah
pemeliharaannya. Mengingat hal tersebut sering dilalaikan, maka hendaknya dijadikan tradisi
oleh gudep/pembina/regu untuk melaksanakan pencatatan tersebut secara teratur, teliti dan
berkesinambungan.
f. Buku agenda, verbal dan expedisi surat menyurat.
Semua surat-surat, baik yang diterima maupun yang dikirimkan harus dicatat dengan teliti. Arsip
surat-surat harus diatur dalam tata naskah (berkas) dan setiap tahun diadakan penilaian dan
pemilahan.
g. Buku Aca ra Kegiatan
Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh gudep maupun satuan harus dicatat dengan baik, hal itu akan sangat berguna untuk bahan referensi bagi kegiatan yang akan datang.
h. Formulir untuk pelaksanaan kegiatan administrasi yang selalu berulang dan sama, sebaiknya untuk efisiensi dibuat formulirnya, misalnya:
1) Formulir peminjaman alat/perlengkapan.
2) Formulir laporan kekuatan.jumlah anggota.
3) Formulir permintaan ijin, dan sebagainya.
i. Pencatatan tentang pelaksanaan pelatihan (Program Kegiatan)
Berisikan sasaran setiap kegiatan yang dicapai oleh anggota yang merupakan bahan evaluasi sejauh mana berbagai sasaran-sasaran kegiatan telah dicapai. Salah satu hal yang menarik bagi anggota adalah bila mereka dapat mencapai sasaran, karena berarti ada kemajuan
pribadinya. Setiap satuan harus memiliki catatan tersebut
untuk mengukur keberhasilannya.
j. Buku Program
Buku tersebut sangat penting untuk merencanakan dan mengoperasikan program agar dapat sukses, susunlah program secara detail, tulis dan catat. Hal tersebut berguna pula untuk
dipelajari guna pengembangan di masa depan.
k. Administrasi dana dan keuangan satuan.
Satuan diijinkan untuk mendapatkan dana dari gudep, Mabi, orangtua pesertadidik dan sponsor lain melalui gudep untuk kepentingan operasional satuan. Dana tersebut dicatat secara
lengkap, kwitansi-kwaitansi dan tanda terima/pengeluaran uang harus tertib, lengkap dan dapat di cek sewaktu-waktu bila diperlukan.
l. Buku catatan pribadi setiap pembina:
Untuk mengembangkan anggota/pesertadidik secara individu tidak cukup hanya dengan
mengandalkan ingatan untuk mengetahui kemajuan individu anggota tersebut. Oleh karena itu, setiap pembina perlu memiliki buku catatan pribadi, dan perlu mencatat informasi yang
berkaitan dengan kemajuan yang dicapai
m. Administrasi Keuangan
Untuk menjamin agar keuangan gudep terorganisasikan dengan baik, ketentuan dan prosedur keuangan harus dilaksanakan secara ketat (disiplin).
Prosedurnya adalah:
1) Semua penerimaan/pendapatan dimasukkan dalam rekening bank segera (pada kesempatan pertama).
2) Semua uang tersimpan dalam bank, hanya ada uang tunai pada kas kecil.
3) Semua dana melalui bank, pengambilan uang harus atas persetujuan Ketua Gudep yang
ditandatangani sedikitnya oleh 2 orang anggota Pembina Gudep yang telah ditentukan.
4) Tanda terima atau kwitansi harus dibuat rangkap 2 (dua), pada setiap
penerimaan/pengeluaran uang ditulis jumlah uangnya dan tanda terima atau kwitansi pembayaran harus disimpan.
5) Setiap Satuan , Ketua Gudep dan Mabi, boleh mengelola sendiri uang di bank (bank
account).
Untuk satuan diatur sebagai berikut:
a) Perindukan oleh Pembina Perindukan.
b) Pasukan Penggalang oleh Dewan Penggalang .
c) Ambalan Penegak oleh Dewan Ambalan .
d) Racana Pandega oleh Dewan Racana.
Ketua Gudep harus mengawasi dan memeriksa apakah ketentuan administrasi dan prosedur dilaksanakan dengan baik dan benar.
6) Pemeriksaan
Setiap akhir tahun diperlukan adanya pemeriksaan keuangan meliputi semua pengoperasian dana di gudep maupun satuan dan di audit oleh Badan Pemeriksa Keuangan Gudep bila dianggap perlu dibantu auditor yang independen.
7) Usaha Dana (Fundrising)
Dalam usaha dana perlu ada penjelasan bahwa Gerakan Pramuka memerlukan dukungan
bantuan untuk pelaksanaan kegiatannya. Caranya dengan melakukan pendekatan kepada
orang yang akan diminta bantuan dana tersebut yang dilakukan dengan sebaik-baiknya. Usaha dana bukanlah suatu pelatihan untuk meminta-minta.
Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam usaha dana:
a) Cari identifikasi sumber-sumber dana .
b) Pastikan bahwa alasan untuk memerlukan dana tambahan cukup kuat. Ingat bahwa orang merespon kebutuhan yang nyata. Kemukakan sejarah tentang keberhasilan Gerakan Pramuka dan harus mampu menunjukkan bahwa dana yang dikumpulkan akan sangat berguna untuk menambah peralatan dan melaksanakan kegiatan yang lebih banyak, misalnya untuk mengikuti jambore, lomba tingkat, dan kegiatan -kegiatan lain di tingkat kwartir.
c) Pengumpulan dana
Semua usaha dana harus dengan meminta, yang penting adalah siapa yang akan meminta dan bagaimana cara yang baik untuk meminta, tergantung dengan siapa yang akan dimintai.
d) Ucapan terima kasih
Proses yang terpenting pada usaha dana adalah ucapan terima kasih setelah menerima dana dan menyampaikan informasi tentang penggunaannya.
n. Laporan Keuangan bulanan
1) Bendahara membuat laporan bulanan kepada Ketua Gudep pada setiap akhir bulan.
2) Harus diingat bahwa uang yang dikelola oleh gudep haruslah uang yang jelas dan halal.
Laporan dan pendaftaran
a) Gudep harus memberi laporan secara berkala kepada Kwarran dengan tembusan kepada Kwarcab tentang perkembangan gudepnya.
b) Pada setiap bulan Oktober, gudep harus melaporkan jumlah anggotanya yaitu pesertadidik per-golongan serta jumlah pembina dan anggota Mabi kepada Kwarran dengan dengan
tembusan Kwarcab, Kwarda dan Kwarnas.
c) Setiap tahun pada bulan Januari, gudep harus mendaftarkan kembali dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwarcab melalui Kwarran.
d) Gudep yang telah mendaftarkan kembali sesuai dengan butir 3 di atas, oleh Kwarcab diberikan Tanda Pendaftaran Ulang.
Penghasilan
Penghasilan Gudep diperoleh dari:
a) Iuran anggota yang besarnya ditentukan oleh Mugus.
b) Bantuan dari Pemerintah.
c) Bantuan dari masyarakat yang tidak mengikat.
d) Lain -lain sumber yang tidak bertentangan dengan Perundang-undangan Negara, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
Iuran
a) Para Pramuka, Pembina Pramuka, dan anggota Mabigus wajib membayar iuran bulanan kepada gudepnya, sesuai peraturan yang berlaku.
b) Gudep wajib membayar iuran bulanan kepada Kwarran.
Tanda Anggota
a) Para pramuka menerima Tanda Anggota Gerakan Pramuka setelah pelantikan.
b) Para Pembina Pramuka, para anggota Mabigus menerima Tanda Anggota Gerakan Pramuka dari Kwarcab atas usulan gudep.
Publikasi
a) Untuk menarik perhatian masyarakat agar mendapatkan dukungan dari mereka dan ingin
merekrut kaum muda dan Pembina atau Mabi, perlu menginformasikan semua kegiatan gudep
melalui media massa baik elektronik maupun media cetak, menerbitkan majalah dan bulletin
gudep.
b) Mengikutsertakan secara aktif dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
c) Jika akan mengadakan pentas seni budaya, direncanakan dan dipersiapkan dengan baik.
Pembuatan rencana pentas seni budaya melibatkan Pembina Gudep dan semua anggota. Agar sukses perlu latihan serta melibatkan orangtua anggota yang ikut pentas, pelaksanaannya tidak boleh terlalu lama. Perlu disadari bahwa kegiatan publikasi selain untuk menarik publik juga sebagai pembelajaran bagi pramuka.
